Como usar a MAIA sem medo de ser feliz

A regra do jogo é simples: a MAIA faz o volume, você faz o fechamento. Ela conversa com todo mundo que chega; você entra nos momentos que precisam de gente de verdade.

Funciona em qualquer navegador — computador, tablet ou celular. Nada pra instalar.

1. Acesse painel.medicalassistant.com.br Salve nos favoritos. No celular, use "Adicionar à tela de início" e ele vira um app.
2. Digite o seu usuário e a sua senha Cada pessoa da equipe tem o próprio acesso, com o próprio papel (médico ou secretária). Não compartilhe login: o painel registra quem fez o quê, e isso protege você.
3. Primeiro acesso? Troque a senha provisória A senha que você recebeu é temporária. O painel pede pra criar a definitiva (mínimo 8 caracteres) antes de entrar. Ela fica criptografada — ninguém da equipe consegue vê-la, nem o administrador.
4. Esqueceu a senha? Peça ao administrador do sistema: ele gera uma nova provisória e você repete o passo 3. Sem drama, sem formulário de recuperação.

As abas ficam no menu da esquerda, e as cinco do dia a dia — Dashboard, Leads, Agendados, Pendências e Conversas — se repetem no topo como atalho. Algumas aparecem só conforme o seu plano e o seu papel. É o print real abaixo, do jeito que aparece pra clínica.

Abra de manhã com o café. Em 30 segundos você sabe se o mês vai bem e onde está o gargalo.

• Filtros do topo — período (Hoje, 7 dias, 30 dias…) e origem (Meta, Google, Indicação, Orgânico). Tudo que está abaixo obedece ao filtro, e o "Comparado a" mostra sempre o período anterior.
• Cartões de número — leads novos, taxa de resposta, qualificados, agendados, compareceram e faturamento, cada um com a setinha verde (subiu) ou o aviso âmbar (caiu) contra o período anterior.
• "Hoje" — a produção do dia, independente do filtro: quantos leads chegaram e quantos agendamentos foram fechados.
• Atividade e origem — o gráfico de mensagens/leads e a rosquinha de onde os pacientes vêm. Mais abaixo ficam os motivos de perda e os insights em linguagem de gente ("31% chegam fora do horário comercial").
• Botão Trilha — o histórico de quem fez o quê no consultório (só médico e administração).

A aba Leads é a mesma história vista de perto: cada paciente com seu estado (Em conversa, Em follow-up, Qualificado, Agendada, Compareceu, Perdido…). Clique em qualquer nome pra abrir a conversa. É também lá que dá pra marcar um lead como perdido — o painel pergunta o motivo — ou reativar alguém.

A parte mais "burocrática" — e a mais valiosa. Três cliques alimentam todas as estatísticas do consultório.

• Filtrar por — "Data do agendamento" (quando foi marcado) ou "Data da consulta" — o modo "quem vem hoje?", que é como o painel da secretária já abre.
• Status — Agendado, Compareceu, Aguardando pagamento, Faltou. A faixa cinza acima da tabela lembra a regra do dia.
• Pagamento — o botão "Caiu / Confirmar" só existe se o consultório cobra antecipado; é onde se confirma que o dinheiro chegou.
• + Adicionar — paciente que fechou por fora (telefone, balcão, indicação). Entra nas contagens, recebe os lembretes 24h/2h, e a MAIA fica em silêncio com ele.

Marcar presença: Veio ou Faltou

1. No dia da consulta, os botões Veio Faltou aparecem na linha do paciente Antes do dia, você vê o aviso "Veio/Faltou: abre no dia" — de propósito (o porquê logo abaixo).
2. O paciente sentou na cadeira? Veio Além de contar a presença, isso dispara automaticamente o pedido de avaliação (Google/Doctoralia) no WhatsApp do paciente, se o link estiver configurado. Avaliação pedida na saída vale ouro; três dias depois, vale desculpa.
3. Não apareceu? Não veio pergunta antes O botão Não veio nunca grava direto. Ele abre a pergunta “O paciente não veio — e agora?”, com duas saídas. Reagendou: o paciente remarcou com você, por telefone, WhatsApp ou na recepção; você informa a nova data, a MAIA segue acompanhando com os lembretes e não registra falta — isso protege a sua taxa de comparecimento. Faltou: o paciente sumiu; a falta entra na estatística real de no-show e ele cai na régua de recuperação. Abriu a caixa sem querer? Feche: nada é gravado.
4. Depois do Veio: Lançar valor Valor da consulta + procedimentos fechados (o catálogo aprende os nomes novos sozinho). O total vira o faturamento daquele paciente.

Remarcou? Use o Editar (não a agenda de papel)

Paciente remarcou por telefone ou no balcão? Botão Editar na linha dele: o painel, a memória da MAIA e os lembretes 24h/2h passam pra nova data (e o Google Calendar junto, se conectado). Tem até a opção "Avisar o paciente no WhatsApp agora". Se remarcar só na agenda de papel, a MAIA continua lembrando o paciente da data antiga — e aí é vexame.

Tudo que espera ação humana vira uma linha aqui. Cada linha é um paciente a um passo de fechar — ou de sumir.

• Contador do topo — "3 em aberto" é o placar. A linha roxa mostra as conversas assumidas: quantas em aberto, quantas terminaram em agendamento, quantas se perderam.
• Situação — o tipo do caso: Pagamento aguardando confirmação, Conversa assumida, Pagou R$ 300 / R$ 600… O cronômetro ("há 3h") fica âmbar depois de 24h — é a linha pedindo socorro educadamente.
• Agendou? + Valor + Data — a triagem: responda Sim/Não, preencha e clique Agendar — o paciente vai pra Agendados e os lembretes 24h/2h são armados sozinhos.
• Clicar no nome — abre a conversa do paciente, pra você ver o contexto antes de decidir.

A caixa que mais gera confusão. Ao clicar Resolvido numa linha de lead quente, de quer ligação ou de equipe sem retorno — e ao clicar Devolver à MAIA numa conversa assumida — abre a caixa “O que foi conversado com o paciente?”, com o botão Devolver com a nota. Essa caixa não envia mensagem nenhuma ao paciente. O que você escreve vira memória da MAIA, de uso único: ela volta a atender aquela pessoa e usa a sua anotação como contexto na próxima resposta que ela mesma escrever, com o tom dela. Escreva no formato fato + combinado + restrição. Exemplo bom: “Marcos pagou os R$ 600 no PIX, confirmei no extrato hoje às 14h. Consulta quinta 15h, já lancei o valor. Não pedir comprovante de novo.” Exemplo ruim: “Resolvido.” — a MAIA volta sem saber de nada e se reapresenta a quem acabou de negociar com você.

Linha concluída some da fila na hora, e a saída depende do caso. Concluir uma pendência comum mostra o aviso com Desfazer. Devolver com nota mostra “Resolvido — devolvido à MAIA com a sua nota” com a ação Reabrir cartão, que traz a linha de volta à fila e não desfaz a devolução, porque a MAIA já pode ter respondido e a nota é de uso único. E o Não caiu não tem saída nenhuma. O histórico completo continua guardado de qualquer forma.

O WhatsApp visto por dentro — e o botão mais importante do painel.

• Busca e período — encontre por nome, número ou trecho de mensagem; filtre por Hoje, Ontem, 7 dias, Mês…
• Leads | Equipe — duas visões: conversas com pacientes, e as perguntas que a MAIA fez pra equipe (seção 8).
• A conversa — balões da MAIA e do paciente, com áudio (player) e imagem. Quando alguém da equipe responde pelo WhatsApp do consultório, a mensagem aparece com a etiqueta Equipe.
• Assumir conversa — o botão no cabeçalho da conversa. É dele que trata o resto desta seção.

O que acontece quando você clica em Assumir

1. A MAIA cala — só nessa conversaEla para de responder este paciente. Os outros seguem sendo atendidos normalmente.
2. O follow-up automático desliga pra esse pacienteA MAIA não vai mais "cutucar" quem você assumiu. Retorno combinado, cobrança de PIX, lembrete prometido: a partir de agora é tudo por sua conta. O paciente virou seu.
3. Uma linha nasce na aba PendênciasA conversa assumida fica visível na fila até você dar um desfecho: Agendar, Devolver à MAIA ou Perdido. Ninguém fica esquecido no limbo.

Você responde o paciente pelo WhatsApp normal do consultório — o painel não envia mensagem.

Devolver à MAIA (a parte que todo mundo esquece)

Terminou de cuidar do paciente? Clique em Devolver à Maia. O painel pergunta: "O que foi conversado com o paciente?" — escreva um resumo curto e honesto ("vai decidir com a esposa, retomar quinta", "já pagou, só confirmar presença").

Conversas antigas podem não ter áudio ou imagem: mídia é guardada por até 90 dias, por exigência de privacidade (LGPD). O texto fica.

Quando o paciente pergunta algo que a MAIA não sabe — um encaixe, um convênio específico, um caso fora do padrão — ela não inventa. Ela pergunta pra vocês, no WhatsApp do responsável do consultório:

1. Responda a própria mensagem, começando com o #número O número é o crachá da pergunta: é ele que diz à MAIA qual paciente espera aquela resposta.
2. A MAIA repassa ao paciente — com o tom dela Você pode responder em telegrama ("faz sim, se o exame tiver em dia"); ela transforma em resposta simpática e completa, e te manda um recibo de confirmação.
3. A pendência fecha sozinha Respondeu com o #número → a linha some do painel sem você tocar em nada.

As duas abas do médico: uma ensina a MAIA a falar pelo consultório; a outra mostra se o anúncio está pagando a conta.

• Tudo que a MAIA fala nasce aqui: valor da consulta, formas de pagamento, PIX (com QR Code), convênios, procedimentos, horários, endereço. Mudou o valor da consulta? Muda aqui — nunca "avisa a MAIA pelo WhatsApp".
• Pós-consulta: o link de avaliação (Google Meu Negócio ou Doctoralia) que a MAIA envia quando você marca "Veio".
• Equipe e transbordo: o responsável que recebe as perguntas #N e os avisos de paciente quente.
• Acessos da equipe: onde o administrador cria logins e reseta senhas.
• Secretária vê tudo, em modo leitura. Errar um valor aqui é errar pra todos os pacientes ao mesmo tempo — por isso a edição é do médico e do administrador.

É aqui que o círculo se fecha: o valor que a secretária lançou na consulta (seção 5) encontra o gasto do anúncio, e o painel diz quanto custou colocar cada paciente na cadeira — e qual anúncio merece mais verba. Secretária não vê esta aba; é conversa de médico com a agência.

Nenhum destes é hipotético. Todos aconteceram em consultórios reais usando a MAIA — e todos têm prevenção simples.

O painel inteiro cabe em três momentos do dia. Imprima esta página e cole no monitor — a gente não se ofende.

• Agendados, filtro "Data da consulta": quem vem hoje? Algum pagamento pra conferir?
• Pendências: zere o que der — reservas primeiro, elas esfriam mais rápido.
• Conversas assumidas de ontem: alguma sem desfecho? Resolva ou devolva com nota.

• Mensagem [MAIA] no WhatsApp do responsável: responda com o #número assim que puder. Tem paciente esperando na linha.
• Linha "Quer ligação": ligue de volta ainda no mesmo período.
• Cada consulta que termina: Veio ou Faltou + Lançar valor. Trinta segundos, na hora, e nunca mais pensa nisso.

• Badge de Pendências: o número vermelho dormiu zerado? Dia perfeito.
• Conversa assumida ainda sua? Se não vai continuar amanhã cedo, devolva à MAIA com nota — ela trabalha de madrugada, você não.
• Presenças do dia todas marcadas? Confira o "quem veio hoje" uma última vez.